SMĚRNICE KVESTORA Č. 80/2007

Čj.: 156/2007-908/1/Voř
V Praze dne 19.2.2007

Úvodní ustanovení - článek I
Cestovní náhrady při tuzemských pracovních cestách - články II - V
Cestovní náhrady při zahraničních pracovních cestách - články VI - XI
Náhrady za přepravu městskou hromadnou dopravou - článek XII
Společná ustanovení - článek XIII

1. Cestovní náhrady při tuzemských a zahraničních pracovních cestách se řídí zákonem č.262/2006 Sb. Zákoník práce v platném znění (dále jen ZP), vyhláškou MPSV, kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad stanoví výše sazeb stravného, výše sazeb základních náhrad za používání silničních motorových vozidel a výše průměrných cen pohonných hmot v platném znění a vyhláškou MF, kterou se stanoví základní sazby stravného v cizí měně v platném znění.

2. Vedoucí zaměstnanci, za které jsou považováni přímí nadřízení, oprávnění k vyslání zaměstnance na pracovní cestu, určí místo plnění pracovních úkonů a datum jejího nástupu, místo výkonu práce, dobu trvání, způsob dopravy, termín ukončení pracovní cesty a mohou určit i další podmínky této cesty.

3. Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší náhrady dle ZP a této směrnice.

4. Při poskytování náhrad se ČVUT řídí ZP část sedmá, hlava II, hlava III, díl 4 a díl 5 a hlava IV.

5. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do výše před pokládaných cestovních náhrad, pokud se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta.

1. Před nastoupením pracovní cesty určí zaměstnavatel místo a datum jejího nástupu, místo výkonu práce, dobu trvání, způsob dopravy a dopravní prostředek, který potvrzuje na formuláři cestovního příkazu, viz. příloha č.1.
   Náhradu jízdních výdajů poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci v prokázané výši.

2. Při použití silničního motorového vozidla, nejde-li o vozidlo zaměstnavatele, postupuje ČVUT podle ZP a vyhlášky MPSV v platném znění, kterými jsou stanoveny a upraveny:
   • sazby základní náhrady za 1 km jízdy,
   • náhrada za spotřebované pohonné hmoty.

3. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. V případě prokazování více doklady se vypočítá cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem (Např. při nákupu 10 litrů pohonné hmoty v ceně 30Kč/litr a 100 litrů pohonné hmoty v ceně 20Kč/litr je průměrná cena 20,90 Kč tj.
   [(lOx30) + (100x20)] : (10 + 100).

4. Náhrada se vypočte z ceny pohonné hmoty prokázané zaměstnancem a z údaje o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v TP uveden spotřeba pohonné hmoty se vypočte jako aritmetický průměr spotřeb uvedených v technickém průkazu použitého vozidla (viz. příloha č.5). Náhradní prokazování je upraveno §158 odst.3, ZP.

5. Změny sazeb náhrad a průměrných cen PHM je zaměstnavatel povinen průběžně sledovat a při zúčtování cesty užívat aktuální hodnoty v době zahájení pracovní cesty.

6. Pro použití jiného silničního motorového vozidla než vozidla ČVUT musí zaměstnanec přiložit k cestovnímu příkazu před schválením cesty:
   • kopie pojistných smluv (povinné ručení, havarijní pojistka), pokud není u zaměstnavatele založena,
   • prohlášení a souhlas zaměstnance s použitím jeho vlastního (půjčeného) osobního vozidla, viz. příloha č.2
   • fotokopii příslušných stránek technického průkazu vozidla, z kterých je patrná normovaná spotřeba paliva, pokud není u zaměstnavatele založena,

7. Použití zaměstnavatelem pronajatého vozidla může zaměstnavatel povolit pouze v případě, že se bude jednat v daném případě o řešení dopravy, které je za daných podmínek hospodárné. V takovém případě přikládá zaměstnanec k cestovnímu příkazu před zahájením cesty své prohlášení, viz. příloha č.3. Po ukončení cesty přikládá dokument o pronájmu vozidla, doklady potřebné k vyúčtování nakoupených PHM a daňový doklad vystavený pronajímatelem vozidla.

8. Zaměstnavatel může se zaměstnancem sjednat též poskytování náhrady za použití silničního motorového vozidla ve výši odpovídající ceně jízdenky určeného hromadného dopravního prostředku dálkové dopravy.

9. Pokud zaměstnavatel vyplácí cestovní náhrady svému zaměstnanci za použití osobního automobilu hradí zaměstnavatel také Silniční daň dle zákona 16/1993 Sb., v platném znění, pokud daňová povinnost nevznikla již provozovateli vozidla.

1. Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné, které je v souladu se ZP.Jeho výše je uvedena v příloze č.4.

2. Zabezpečí-li zaměstnavatel (fakulta, součást) zaměstnanci na pracovní cestě stravování (např. součást vložného, součást ceny hotelového ubytování, úhrada strav. fakturou apod.), stravné se zaměstnanci krátí dle přílohy č.4.

3. Aktualizaci přílohy č.4 v souladu se ZP provádí ekonomický a finanční odbor RČVUT.

1. Zaměstnavatel hradí zaměstnancům prokázané výdaje na ubytování jen do schválené výše limitu. Limit poskytované náhrady nákladů na ubytování stanoví zaměstnavatel při vyslání na pracovní cestu. O způsobu řešení překročení limitu v oprávněných případech rozhoduje vedoucí zaměstnanec (Čl.I, bod 2).

2. Výdaje za ubytování musí zaměstnanec řádně doložit daňovým dokladem (fakturou) nebo zjednodušeným daňovým dokladem vystaveným na zaměstnavatele (nikoliv zaměstnance). Pro snadnější identifikaci lze doplnit i jméno zaměstnance.

1. Před zahájením pracovní cesty vyplní zaměstnanec na formuláři "cestovní příkaz" viz.příloha č.1 následující údaje:
   • jméno, bydliště
   • vnitropodnikové údaje (např. číslo typu akce, viz. směrnice kvestora č.9/98 v
   • aktuálním znění, číslo akce)
   • počátek cesty, datum, hodina,
   • místo jednání,
   • účel cesty,
   • způsob dopravy (určený dopravní prostředek),
   • limit ubytování,
   • výši poskytnuté zálohy
   • místo a datum ukončení pracovní cesty,
   • datum a podpis vedoucího zaměstnance oprávněného k povolení pracovní cesty
   • při použití silničního motorového vozidla, nejde-li o vozidlo zaměstnavatele (zaměstnanec použije vlastní nebo pronajaté vozidlo) doloží zaměstnanec náležitosti dle čl.II.

2. Po ukončení pracovní cesty doplní zaměstnanec do formuláře cestovního příkazu (oddíl Vyúčtování pracovní cesty) následující údaje a provede potřebné výpočty:
   • datum pracovní cesty,
   • doba trvání pracovní cesty v hod. (rozhodná pro výši stravného),
   • do jednoho řádku "odjezd" zapíše místo odjezdu a cenu jízdenky s místní přepravou do místa jednání,
   • do dalšího řádku "příjezd" zapíše místo příjezdu, cenu zpáteční jízdenky a místní přepravy, dále pak stravné, nocležné a nutné vedlejší výdaje,
   • zaměstnanec dále vlevo dole označí, zda bylo stravování či ubytování poskytnuto bezplatně.

   Částka celkem se uvádí jako dílčí součet řádků i sloupců (křížová kontrola). Vpravo dole uvede zaměstnanec datum a podpis.

3. K příkazu musí být přiloženy originální daňové doklady se všemi náležitostmi a údaji, které dokumentují náklady vynaložené při pracovní cestě.

4. V případě, že zaměstnanec nepředloží potřebný doklad k prokázání výdajů a nahradí jej čestným prohlášením, může mu zaměstnavatel výjimečně poskytnout náhradu v jím uznané výši.

• návrh na vyslání zaměstnance na zahraniční cestu se zpracovává na formuláři "Návrh na cestu do zahraničí" viz. příloha č.6
• výše poskytnuté zálohy na cestu do zahraničí se stanoví zaměstnanci na formuláři "Záloha a vyúčtování cesty do zahraničí" viz.příloha č.7
• vyúčtování zahraniční cesty předkládá zaměstnanec na formuláři "Záloha a vyúčtování cesty do zahraničí" viz.příloha č.7, jehož nedílnou součástí je "Zpráva ze zahraniční služební cesty" viz. příloha č.8.

1. Náhradu jízdních výdajů poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci v prokázané výši jako při tuzemských pracovních cestách (Čl II.)

2. Náhrady MHD v zahraničí se proplácejí pouze v prokázané výši.

3. Při vyúčtování cesty do zahraničí uskutečněné silničním motorovým vozidlem, které není ve vlastnictví zaměstnavatele, předkládá zaměstnanec k cestovnímu příkazu přehled o ujetých kilometrech (viz. příloha č.5)

4. Při použití silničního motorového vozidla, které není ve vlastnictví zaměstnavatele, přísluší zaměstnanci náhrada za pohonné hmoty v cizí měně a doložené ceně za kilometry ujeté v zahraničí. Při nepředložení dokladu o nákupu pohonné hmoty mimo území ČR může zaměstnavatel poskytnou náhradu dle §167 ZP v cizí měně i na základě jeho čestného prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení.

5. Před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu motorovým vozidlem, které není zaměstnavatele, musí zaměstnanec přiložit k cestovnímu příkazu kromě dokumentů uvedených v ČI. II této směrnice i doklad o havarijním pojištění pro cesty do zahraničí.

1. Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci za dobu této cesty na území ČR stravné v české měně v rozsahu a za podmínek stanovených pro tuzemské pracovní cesty, viz. ČI. III této směrnice. Rozhodnou dobou pro vznik nároku na náhrady v cizí měně je:
   • přechod české státní hranice,
   • při letecké dopravě odlet a přílet letadla podle letového řádu.
   V případě zpoždění je výpočet proveden na základě předloženého potvrzení, přepravce o zpoždění.

2. Za každý kalendářní den resp. jeho část zahraniční pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně.

3. Výši základních denních sazeb stravného v cizí měně pro jednotlivé státy stanoví MF ČR. Sazby jsou uvedeny v příloze č.10. Aktualizaci přílohy č.10 provádí ekonomický a finanční odbor RČVUT.

4. Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby dle bodu 3., jestliže doba strávená mimo území ČR trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin. Trvá-li tato doba déle než 6 hodin, nejvýše však 12 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné v poloviční výši této sazby zahraničního stravného, a ve čtvrtinové výši této sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území ČR nejméně 6 hodin, avšak alespoň 1 hodinu. Za dobu pracovní cesty strávenou mimo území ČR, která trvá méně než 1 hodinu, stravné v cizí měně nepřísluší.

5. Pokud byla zaměstnanci zajištěna při pracovní cestě strava částečně v rámci uhrazené ceny ubytování nebo vložného zaměstnavatelem, krátí se stravné dle přílohy č.1O.

1. Zaměstnavatel (rektor, děkan, ředitel, kvestor nebo jimi pověřený pracovník) může zaměstnancům vyslaným na zahraniční pracovní cestu poskytnout vedle stravného také kapesné v cizí měně až do výše 40% stravného. Kapesné není nárokovou složkou.

2. Náhrady výdajů za ubytování se poskytují jako náhrady při tuzemských pracovních cestách, viz. Čl. IV této směrnice.

1. Ze zdravotního pojištění zaměstnance je hrazena zdravotní péče poskytnutá na území ČR. Rovněž je hrazena částka, kterou pojištěnec vynaložil na nutné a neodkladné léčení, jehož potřeba nastala během jeho pobytu v cizině, a to do výše stanovené pro úhradu takové péče na území ČR (§14 zákona č. 48/1997 Sb.).

2. Před zahraniční pracovní cestou je zaměstnavatel povinen sjednat další smluvní zdravotní pojištění ke krytí zdravotní péče přesahující rámec hrazené péče včetně léčení v cizině za svého zaměstnance na celou dobu trvání pracovní cesty. Pojištění zajistí příslušný odpovědný zaměstnanec fakulty (součásti) u pojišťovny se kterou je uzavřena smlouva na RČVUT.

3. Pojištěnec, resp. zaměstnavatel není povinen platit pojistné po dobu, kdy je zaměstnanec dlouhodobě v cizině (nepřetržitý pobyt delší šesti měsíců), pokud je v cizině zdravotně pojištěn a pokud se mu v cizině poskytuje zdravotní péče bez přímé úhrady na základě mezinárodních smluv a učiní-li o této skutečnosti u příslušné zdravotní pojišťovny písemné prohlášení (§8 zákona č. 48/1997 Sb.).

1. Zaměstnanci, který je vyslán na zahraniční pracovní cestu poskytne zaměstnavatel náhradu cestovních výdajů nebo náhradu obdobných výdajů dle §188 odst.1 až 3 ZP.

2. Jestli-že zaměstnavatel sjedná v dohodě o vzájemné výměně zaměstnanců, že bude zahraničnímu zaměstnanci vyslanému do ČR poskytovat stravné, je povinen poskytnout stravné nejméně ve výši horní hranice stravného stanoveného v §176 odst.1 ZP v platném znění.

3. Návrh na přijetí zahraničního zaměstnance a příkaz k úhradě jeho pobytových výdajů se zpracovává dle přílohy č.9. Oprávněn k jeho podpisu je kvestor, děkan fakulty, ředitel VŠ ústavu a ředitel součásti.

1. Zaměstnavatel může rozhodnutím kvestora, děkana fakulty, ředitele VŠ ústavu a ředitele součásti stanovit paušální náhrady výdajů za používání MHD, které vycházejí z průměru skutečných výdajů sledovaných po dobu tří měsíců (tzv. rozhodné období) u pracovního místa resp. zaměstnance.

2. Paušální částku nelze stanovit bez dokladů. Za prokázané výdajové doklady za MHD lze považovat soupisy pracovních cest v rozhodném období, ve kterém zaměstnavatel poskytl náhradu jízdních výdajů za MHD, i když nebyly doloženy jízdenkami.

3. Během rozhodného období náleží zaměstnanci jízdné v prokázané výši. Po uplynutí rozhodného období stanoví zaměstnavatel na základě prokázaných výdajů průměrnou měsíční nebo denní paušální částku, která je rozhodná pro poskytnutí jízdného paušálem.

4. Sledování výdajů za rozhodné období musí být nejpozději po uplynutí 12 měsíců od stanovení paušálu provedeno znovu. V případě, že se v uvedené lhůtě trvale změní rozhodné podmínky (četnost jízd, cena jízdného), je zaměstnavatel povinen nově stanovit paušální náhradu.

5. Paušální náhrada může být nejvýše 100% hodnoty měsíční jízdenky MHD.

6. Podklady k rozhodnutí o výši paušálu schvalují příslušní vedoucí zaměstnanci (Čl.I, bod 2).

7. Paušální náhrada je splatná po uplynutí kalendářního měsíce nebo čtvrtletí, za které se poskytuje. Za dobu nepřítomnosti zaměstnance v práci, trvající déle než pět po sobě následujících pracovních dnů, se přiznaná paušální náhrada alikvotně snižuje se zaokrouhlením na celé koruny.

8. Oprávněnost poskytnutí paušální náhrady jízdného za uplynulé období stvrzují svým podpisem příslušní vedoucí zaměstnanci (Čl.I, bod 2).

1. U zahraničních pracovních cest je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci zálohu v cizí měně v rozsahu a ve výši podle předpokládané doby trvání a podmínek zahraniční pracovní cesty.

2. Zaměstnanec je povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady, potřebné k vyúčtování pracovní cesty a též vrátit nevyúčtovanou zálohu.

3. Zaměstnavatel je povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů provést vyúčtování pracovní cesty zaměstnance a uspokojit jeho nároky.

4. Cestovní náhrady je možné poskytnout rovněž zaměstnancům na základě uzavřené dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. Jejich poskytnutí je nutné zvlášť v této dohodě stanovit.

5. V případech, které nejsou upraveny touto směrnicí je zaměstnavatel povinen postupovat dle ustanovení ZP v platném znění.

Tato směrnice nabývá platnost dne 1.3.2007. Současně pozbývá platnosti Směrnice kvestora č.65/2005. Případy řešené v období od 1.1.2007 do 28.2.2007 musí být řešeny v souladu se ZP i v případech, kdy bylo Směrnicí kvestora 65/2005 upraveno jinak.

Ing. Petr Pětioký, MBA
kvestor ČVUT