Směrnice děkana č. 1/2006 o provádění doplňkové činnosti na Fakultě stavební ČVUT

Obsah směrnice:

1. Úvod
2. Pracovně - právní vztahy
3. Odměňování
4. Pravidla a podmínky provádění doplňkové činnosti na základě objednávek a smluv o dílo - TA 40, TA 41, TA 48
5. Pravidla a podmínky pro kurzy, konference a semináře - TA 42, TA 44
6. Pravidla a podmínky pro pronájmy - TA 45
7. Kalkulace ceny
8. Kooperace v rámci DČ
9. Společná ustanovení

1. Doplňkovou činnost provádí fakulta stavební ČVUT v Praze (dále jen fakulta) v rámci ustanovení zákona č. 111/1998 Sb. o vysokých školách v platném znění, v souladu s obecně závaznými předpisy a v souladu s vnitřními předpisy ČVUT v Praze. Doplňková činnost (dále jen DČ) je uskutečňována na základě živnostenských oprávnění a zvláštních oprávnění, jejichž komplexní seznam je evidován na rektorátu ČVUT v Praze.

2. Tato směrnice se vztahuje na tu část ekonomické činnosti fakulty, která je v informačním systému školy a v účetnictví vymezena v rámci komplexní položky 9 typy akcí:

      TA 40 hospodářské smlouvy
      TA 41 drobná hospodářská činnost
      TA 42 kurzy
      TA 44 konference, semináře
      TA 45 pronájmy
      TA 48 akreditovaná činnost

3. Tato směrnice se nevztahuje na část ekonomické činnosti fakulty vymezené v rámci komplexní položky 9 typem akce 09 - ostatní příjmy.

4. Doplňkovou činnost uskutečňuje fakulta na základě živnostenských listů ČVUT v Praze:

      Činnost ekonomických a organizačních poradců
      Projektová činnost ve výstavbě
      Poskytování software
      Pronájem nebytových prostor spojený s dalšími službami
      Organizační činnost v oblasti vzdělávání
      Vědeckovýzkumná, expertní a poradenská činnost v oblasti technických a přírodních věd
      Marketing, propagace, reklama
      Polygrafická výroba
      Expertní činnost ve stavebnictví
      Výkon zeměměřičských činností
      Poradenská činnost ve stavebnictví
      Truhlářství
      Kovoobráběčství
   

   na nichž je fakulta registrována mezi zapsanými provozovnami.

5. DČ může fakulta vykonávat za podmínky, že tato činnost nebude narušovat či omezovat základní poslání školy, tedy její hlavní činnost. K
   provádění DČ může fakulta využít dočasně volné či nadbytečné kapacity.

6. Předmět plnění, podmínky vč. termínu plnění a ceny projednává s partnerem a navrhuje odpovědný řešitel, garant akce, kterým je vždy zaměstnanec fakulty.

1. Na provádění DČ se mohou podílet:
   1. zaměstnanci fakulty, v souladu s jejich pracovní smlouvou. Přitom činnost prováděná v
      rámci DČ je prací nad rámec pracovních povinností, vymezených v
      pracovní náplni;
   2. zaměstnanci fakulty, na základě smlouvy o vedlejším pracovním poměru, pokud v DČ provádí jiný druh činnosti, než je předmětem hlavního pracovního poměru;
   3. zaměstnanci fakulty na základě dohody o provedení práce, nebo dohody o pracovní činnosti, pokud v DČ provádí jiný druh práce než je předmětem hlavního pracovního poměru a jedná se o činnosti jednorázové, nebo krátkodobé, které nemůže fakulta zajistit zaměstnanci v pracovním poměru;
   4. studenti fakulty na základě dohody o provedení práce, nebo dohody o pracovní činnosti, pokud se jedná o práce, které nelze zajistit zaměstnanci v pracovním poměru. Podmínkou uzavření dohody je souhlas děkana fakulty;
   5. cizí osoby na základě pracovního poměru, nebo uzavřené dohody o provedení práce, nebo dohody o činnosti (externí pracovník), a to v odůvodněných případech, kdy se jedná o nepravidelný výkon práce, nebo se jedná o práci, kterou nemůže fakulta zajistit vlastními zaměstnanci či studenty, nebo jejich využití by bylo neúčelné či nehospodárné.

2. O formě zapojení dalších pracovníků dle odst. 1 rozhoduje odpovědný řešitel, garant akce. Ten odpovídá také za vedení evidence prací příslušné akce, za splnění dohodnuté a smluvně potvrzené činnosti v kvalitě, množství a čase.

3. Zapojení dalších pracovníků dle odst. 1 je podmíněno souhlasem přímého nadřízeného vedoucího takového pracovníka.

4. V DČ nelze pracovat v době pracovní neschopnosti, v době ošetřování člena rodiny a v době mateřské dovolené.

1. Na odměňování prací a výkonů v DČ se vztahují ustanovení Zákoníku práce, obecně platných právních předpisů a "Vnitřního mzdového předpisu ČVUT v Praze".

2. O výši odměny příp. mzdy za práci v DČ rozhoduje odpovědný řešitel, garant akce, při respektování norem a předpisů dle odst. 1.

3. V případě, že v dohodě o provedení práce nebo dohodě o pracovní činnosti bude uveden závazek fakulty uhradit i některé věcné výdaje (cestovné, použití vlastních nástrojů apod.) nemohou být tyto položky součástí odměny. Jsou přímými náklady, potřebnými pro splnění předmětné aktivity fakulty.

4. Mzdy, odměny, vyplácí fakulta v termínu výplaty mezd, po vyúčtování ceny a po odeslání faktury.

5. Pokud se již vyplacené odměny stanou součástí neuhrazené pohledávky vůči odběrateli starší 12 měsíců, budou dotčeným pracovníkům pozastaveny výplaty dalších odměn z DČ, a to až do výše odměn, které jsou v neuhrazené pohledávce obsaženy.

6. Vedoucí katedry, střediska může písemně požádat tajemníka fakulty o krácení odměn v rámci příslušné aktivity, pokud zjistí, že zaměstnanec provádí práci v DČ na úkor řádného plnění pracovních povinností podle pracovní náplně.

7. Zaměstnancům střediska technicko-provozních služeb přiznává tajemník fakulty pololetně odměnu za práce a služby pro nájemce. Částka odměn pro útvar je stanovena podle rozsahu pronajaté plochy a kalkulaci ceny pronájmu za m2. Tyto odměny jsou přímými náklady pronájmů.

8. Zaměstnancům nákladových středisek děkanátu jsou za práci navíc spojenou s agendou DČ, přiznány a čtvrtletně vyplaceny odměny, a to ve výši určené děkanem fakulty pro kalendářní rok jako % podíl z vyplacených mezd a odměn DČ. Tyto odměny jsou součástí režijních nákladů DČ.

1. Jednotlivé aktivity, akce, této části DČ jsou v dalším textu označeny jako zakázka a ve FIS jsou účtovány a evidovány pod TA 40, TA 41, TA 48.

2. Pravidla a postupy pro drobnou DČ:
   1. jedná se o zakázky do hodnoty 50.000,- Kč bez DPH, TA 41;
   2. plnění zakázky se realizuje na základě přijaté a fakultou potvrzené objednávky; podstatnými náležitostmi objednávky jsou údaje o objednateli i zhotoviteli - fakultě (název, adresa, odpovědný zástupce, IČO, DIČ, bankovní spojení), srozumitelný popis předmětu plnění, cena zakázky, termín plnění, datum, podpisy zástupců obou stran; za fakultu objednávku potvrzuje odpovědný řešitel a vedoucí odd. DČ;
   3. na základě objednávky přidělí vedoucí odd. DČ zakázce evidenční číslo pro FIS;
   4. o splnění předmětu zakázky předá odpovědný řešitel do odd. DČ zápis o převzetí zakázky objednatelem, kalkulaci ceny a rozpis kalkul. položky "mzdy", účetní doklady k přímým nákladům na zakázku předává odpovědný řešitel odd. DČ průběžně během prací na zakázce;
   5. odd. DČ, odd. SEI a odd. PaM zajistí záznamy ve FIS, účtování, fakturaci a vyplacení odměn.

3. Pravidla a postupy pro zakázky nad 50.000,- Kč bez DPH, TA 40:
   1. podkladem pro plnění zakázky je vždy písemná smlouva, obsah a podmínky smlouvy s obchodním partnerem projednává a navrhuje odpovědný řešitel. Smlouvu podepisuje odpovědný řešitel jako zástupce fakulty ve věcech technických, a tajemník fakulty jako zástupce ve věcech smluvních. Při jednání o smlouvě musí každý zástupce fakulty vždy respektovat zásady výhodnosti, efektivnosti a hospodárnosti. Podstatnými náležitostmi smlouvy jsou identifikační údaje o smluvních stranách (název, sídlo, jména zástupců, IČO, DIČ), bankovní spojení, předmět smlouvy, termín, cena, místo plnění, platební a záruční podmínky, dodací podmínky, sankce;
   2. před podpisem smlouvy předá odpovědný řešitel do odd. DČ předběžnou kalkulaci ceny zakázky, seznam pracovníků, kteří se budou na plnění zakázky podílet, předpokládanou částku odměn;
   3. v průběhu řešení předává odpovědný řešitel průběžně do odd. DČ odsouhlasené a číslem akce označené doklady k přímým nákladům na realizaci zakázky (drobné vydání, dodavatel. faktury, cestovní příkazy);
   4. po splnění předmětu zakázky, nebo její části, předá odpovědný řešitel odd. DČ konečnou, nebo průběžnou kalkulaci, zápis o předání a převzetí zakázky, rozpis odměn. Podklady k tomu na vyzvání připraví a odpovědnému řešiteli předá odd. DČ;
   5. informace podle předchozího odstavce odevzdá odpovědný řešitel nejpozději do 10ti kalendářních dnů po předání zakázky odběrateli;
   6. u projektových prací a zakázek v oblasti zeměměřičství odevzdá do odd. DČ odpovědný řešitel také písemné potvrzení odpovědné osoby, garanta příslušné živnostenské listiny;
   7. odd. DČ, odd. SEI, odd. PaM zajistí průběžné i konečné záznamy ve FIS, účtování, fakturaci a vyplacení odměn.

4. Pro zakázky realizované akreditovanou laboratoří (TA 48) platí ustanovení odst. č.2 a 3 podle hodnoty zakázky. Navíc je laboratoř povinna postupovat podle aktuálně platné "Příručky jakosti". Laboratoř také vede vlastní evidenci zakázek.

1. Akce pořádané a organizované fakultou, prováděné za úhradu, TA 42, TA 44.

2. Pro každou akci, předem odsouhlasenou vedením fakulty, jmenuje děkan fakulty odborného garanta akce.

3. Po stránce odborné a organizační zajišťuje akci garant a příslušná katedra, středisko.

4. Garant akce připraví a předá odd. DČ:
   • předběžnou kalkulaci nákladů, výnosů a vložného na akci,
   • požadavek na rezervaci prostor a zařízení,
   • požadavek na případné služby v průběhu konání akce (vrátnice, úklid, techničtí pracovníci apod.)

5. Odd. DČ zajišťuje garantem požadované služby, průběžně sleduje a eviduje všechny přímé náklady, sleduje také vývoj výnosů, informuje garanta. Při podstatných odchylkách proti předběžné kalkulaci informuje i tajemníka fakulty.

6. Odd. DČ, SEI, PaM po ukončení akce zajistí zpracování všech účetních dokladů, závěrečné vyúčtování akce, vyplacení odměn podle dispozic garanta.

1. Předmětem pronájmu mohou být plochy a prostory v daném čase pro fakultu nepotřebné a nadbytečné. Ve FIS pronájmy pod TA 45.

2. Dlouhodobé i krátkodobé pronájmy se realizují na základě nájemních smluv. Nájemní smlouvy u krátkodobých pronájmů uzavírá na návrh odd. DČ tajemník fakulty. Krátkodobý pronájem je limitován dobou trvání do 48 hodin. Nájemní smlouvy na dlouhodobý pronájem předkládá tajemník předem k odsouhlasení kolegiu děkana, po schválení podepisuje vedoucí odd. DČ a tajemník fakulty.

3. U nájemních smluv na dlouhodobý pronájem plochy větší než 100 m2 a dobu delší než 6 měsíců lze smlouvu uzavřít až po odsouhlasení pronájmu rektorem ČVUT v Praze.

4. Ceny pronájmu se stanoví podle aktuálně platného ceníku a kalkulace ceny za m2 pronajaté plochy. Ceník pronájmu navrhuje tajemník, schvaluje děkan fakulty.

5. Příjmy z pronájmů jsou příjmem NS 11910 - fakulta. Pokud předmětem krátkodobého pronájmu jsou částečně i prostory v užívání a správě normativního útvaru fakulty, je část výnosů z takového pronájmu, odpovídající míře součinnosti, příjmem normativního útvaru.

1. Kalkulace ceny jednotlivých zakázek a akcí musí zahrnovat:
   • přímé náklady (materiál, služby)
   • cestovné vč. silniční daně
   • přímé odpisy (budova, příp. přístroje)
   • kooperace
   • odměny, mzdy
   • pojištění z mezd a odměn (35,4%)
   • režie fakulty (minimálně 45% z mezd a odměn), příp. i režie normativních útvarů
   • zisk minimálně 10% z odměn a mezd
   • cena bez DPH
   • DPH
   • cena celkem

2. Podle typu zakázky a akce vypracuje odpovědný řešitel, garant akce, kalkulaci předběžnou, kalkulaci dílčí a kalkulaci konečnou. U drobné DČ (čl.IV, odst.2) pouze kalkulaci konečnou.

3. Konečná kalkulace musí zahrnovat všechny náklady, spojené s realizací zakázky, akce. Podkladem pro konečnou kalkulaci je výstup FIS, připravený odd. DČ. Konečná kalkulace spolu se zápisem o předání a převzetí jsou podkladem pro vyúčtování a fakturaci.

4. Podmínky pracovní cesty, související s plněním úkolu v rámci DČ, určuje odpovědný řešitel, garant akce. A to včetně souhlasu s možným použitím soukromého vozidla. Odpovědný řešitel, garant akce, podepisuje cestovní příkaz před zahájením pracovní cesty i její vyúčtování po ukončení cesty.

5. Režii fakulty tvoří náklady na energie, nepřímé odpisy, náhrady mezd, mzdové náklady odd. DČ, odměny pro administrativu a provoz.

6. Režií katedry jsou výdaje, související s prováděním DČ na katedře, středisku.

7. Zisk z DČ po zdanění je po schválení hosp. výsledku školy se souhlasem děkana fakulty a projednání v AS fakulty rozdělen do fondů fakulty.

1. V případech, kdy v dané době nemá fakulta k dispozici potřebné kapacity, odborné i technické, může se na DČ podílet i jiná právnická osoba. Taková součinnost se realizuje na základě písemné smlouvy o kooperaci.

2. Předmětem smlouvy o kooperaci mohou být pouze činnosti, pro jejichž provádění má oprávnění fakulta nebo škola. Smlouva obsahuje ustanovení, jimiž subdodavatel přejímá odpovědnost a povinnosti fakulty vůči odběrateli.

3. Důsledkem součinnosti subdodavatelů na DČ nemůže být zneužití jména ČVUT v Praze, nebo vznik finančního, věcného, odpovědnostního i dalšího rizika pro fakultu.

4. Rozsah kooperace je limitován max. 50% ceny zakázky nebo akce, bez DPH.

5. V případě kooperace zajistí odpovědný řešitel, garant akce, při jednání o podmínkách smlouvy s odběratelem úhradu zálohy, minimálně do výše ceny kooperace.

6. Pro kooperaci v ceně do 50.000,- Kč bez DPH není nutná smlouva, postačuje potvrzená objednávka subdodavatelem. Na objednávce je nutné v textu ošetřit ustanovení předchozích odstavců (např. odpovědnost, termín, záruka).

7. Kooperační smlouvy do ceny 100.000,- Kč bez DPH podepisuje vedoucí odd. DČ a odpovědný řešitel, garant akce. Smlouvy nad 100.000,- Kč bez DPH podepisuje odpovědný řešitel a tajemník fakulty.

8. Pro kooperaci platí pravidla a podmínky zákona o zadávání veřejných zakázek a pravidla pro vnitřní poptávkové řízení ČVUT v Praze (nad 500 tis. Kč).

1. Zakázky a akce DČ jsou realizovány s cílem vytvoření zisku fakulty.

2. Finanční hospodaření v rámci DČ je v účetnictví sledováno a zaznamenáno odděleně, ve FIS jako komplexní položka 9, TA 40 - 48.

3. Reklamace odběratelů a obchodních partnerů posuzuje a vyřizuje tajemník fakulty po předchozím projednání s odpovědným řešitelem, garantem akce.

4. Odd. DČ vede a odpovídá za administrativní a finanční agendu DČ fakulty. Podklady pro sledování a evidenci nákladů a pro fakturaci získává od odpovědných řešitelů, garantů, nebo ve FIS. Podle informací odd. SEI sleduje úhrady faktur od odběratelů, provádí urgence úhrady, u pohledávek starších 6 měsíců předává potřebné doklady pro vymáhání právní cestou tajemníkovi fakulty.

5. Oddělení SEI vede a odpovídá za účetnictví, majetkovou a daňovou agendu DČ fakulty.

6. Veškerý majetek, pořízený k provádění DČ, který po splnění závazku zůstane v užívání katedry, střediska, útvaru odpovědného řešitele, garanta, je součástí hmotného majetku fakulty. Na takové předměty se vztahují právní normy a předpisy o majetku.

7. Tato směrnice nabývá účinnosti a platnosti dnem 1.12.2006. Ke stejnému datu končí platnost směrnice děkana fakulty č. 1/1997.

V Praze dne 18.10.2006