Zahraniční cesty

 

1) PŘED CESTOU
2) POJIŠTĚNÍ
3) PLATBY PŘEDEM
4) VYÚČTOVÁNÍ
5) POKUD K CESTĚ NEDOJDE
6) KRÁCENÍ STRAVNÉHO

 

1)   PŘED CESTOU

Vyplnit a podepsat Návrhový list a předat zahraničnímu oddělení cca 10 dní před cestou. V případě změny na návrhovém listě je vždy nutné tuto dát před cestou schválit podpisem vedoucímu katedry. V případě změn během cesty musí zaměstnanec neprodleně informovat vedoucího katedry. Budete-li potřebovat uhradit některé náklady vlastní platební kartou, můžete, jen je vždy nutné je po cestě doložit řádným daňovým dokladem (vystaveným na ČVUT v Praze, FSv, Thákurova 7, 166 29 Praha 6, VAT/DIČ CZ68407700).

Jedete-li autem:
Potřebujete proškolení (zařizuje paní Eva Šteffelová, platí 1 rok od data školení. Můžete si zařídit i sami - nutné doložit.) a mít platné povolení, tzn. vyplnit Žádost o povolení použití soukromého vozidla k pracovní cestě a předat do EO, stačí 1x za rok, platí do konce kalendářního roku.
Nárok na vyúčtování nákladů vzniká pouze řidiči. PRO ÚČELY ZAHRANIČNÍCH PRACOVNÍCH CEST MŮŽETE POUŽÍT AUTO POUZE PŘI TRVALÉM PRACOVNÍM POMĚRU (ne tedy DPP, DPČ). Pokud zaměstnanec řídí fakultní, nebo katedrové auto, musí panu Šteffelovi (Mgr. Josef Šteffel) před cestou nahlásit jméno, katedru, zemi a datumy cesty s tím, že mu bude vystavena Dohoda o svěření referentsky řízeného vozidla při vyslání zaměstnance na pracovní cestu a Potvrzení o užívání firemního automobilu. (Potvrzení je nutno mít vždy při cestě do zahraničí s sebou, při případné kontrole a nepředložení hrozí pokuta). Viz Směrnice děkanky č. 1/2012.

Pokud zaměstnanec cestuje na pracovní cestu jako spolujezdec řidiče automobilu mimo ČVUT - fakulty stavební (např. auto cizí organizace, auto, které řídí známý, manželka apod.), zodpovídá za průběh přepravy plně zaměstnavatel (dále vedoucí katedry, který svým podpisem na "NL" souhlasí s podmínkami pracovní cesty). Znamená to tedy, že v případě havárie, nebo jiné vzniklé škody, kdy "cizí řidič" nemá platné řidičské oprávnění, havarijní pojištění auta a proškolení řidičů, se zaměstnavatel vystavuje zvýšenému riziku a bere tak na sebe riziko týkající se úhrady vzniklé škody a to i v případě, že by zaměstnanec zaměstnavateli písemně prohlásil, že při vzniklé škodě na něm nebude uplatňovat její náhradu. Takové prohlášení je podle §19 ZP právně neúčinné.

Přerušení pracovní cesty
Pracovní cestu lze přerušit s předem schváleným souhlasem zaměstnavatele (po dobu přerušení nemá pracovník nárok na úhradu stravného a jiných výdajů). Před cestou je nutné vymezit přerušení na návrhovém listě místem, datumem a časem, stejně tak je třeba vymezit pokračování cesty. Doba strávená v dopravním prostředku musí být zahrnuta do zahraniční cesty. Zaměstnavatel uhrazuje zaměstnanci jízdní výdaje za použití dopravního prostředku, jako kdyby k přerušení nedošlo. Cestu lze přerušit i vícekrát. Zaměstnavatel může také zahájit pracovní cestu zaměstnance až v místě konání akce, pak ale zaměstnanci neplatí jízdenku tam (nebo naopak).

Záloha na cestu je k vyzvednutí v pokladně před cestou. S ní dostanete i formulář k následnému vyúčtování cesty, který máme při ztrátě k dispozici.

 

2)   POJIŠTĚNÍ

Při předložení návrhového listu Vám zahraniční oddělení automaticky sjedná cestovní pojištění u ERV, a.s. (43,- Kč/den). Před cestou si prosím uložte nebo vytiskněte kartičku s číslem pojistné smlouvy a telefonem na asistenční linku. V případě problémů kontaktujte nejprve asistenční službu a postupujte dle jejich doporučení. Pojistné limity zde.
Aplikace ke stažení do mobilu (volitelné).

 

3)   PLATBY PŘEDEM

VLOŽNÉ, ZÁLOHA NA UBYTOVÁNÍ, GARANCE
Vystavit ve FISu objednávku a přiložit vyplněnou Žádost o provedení úhrady a, pokud jste již předtím nedodali návrhový list, předat ji spolu s Návrhovým listem, stačí i konceptem, který bude aktuálně upřesněn, zahraničnímu oddělení. Doložit informacemi např. z webových stránek konference. Zahrnuje-li vložné např. obědy, zapisujeme na formulář pro vyúčtování.
Obratem, nejpozději následující den, předáváme k proplacení EO, o provedené platbě dotyčného informujeme e-mailem. Bude-li při platbě kartou nutná Vaše fyzická přítomnost, budete EO vyzváni (nutno uvést tel. spojení). Při platbě převodem je nutné vyplnit všechny požadované údaje na žádosti. Po obdržení informace o provedené platbě, prosím požádejte pořadatele o dodání faktury, kterou poté předáte do zahraničního oddělení (není-li možné předem, požádejte v místě konference a přiložte k vyúčtování). Stejný postup platí i pro tzv. garanci uvedením čísla platební karty např. při zajišťování ubytování.

VLOŽNÉ PRO ONLINE KONFERENCE ČI KONFERENCE BEZ ÚČASTI
Vystavit ve FISu objednávku, přiložit vyplněnou Žádost o provedení úhrady a dále formulář s daty dodavatele včetně VAT (má-li), nebo fakturu s těmito daty a předat ZO. Částka za vložné bude dodaněna 21% DPH (= zdanitelné plnění v ČR, konzultováno s daňovým poradcem). Vzhledem k povinnosti dodanění žádáme o dodání faktury co nejdříve a upozorňujeme, že tyto platby nelze vzhledem k uvedenému provádět soukromými platebními kartami.

LETENKY
Vystavit ve FISu objednávku, přiložit vyplněnou Žádost o provedení úhrady a fakturu za letenku spolu s Návrhovým listem, (stačí i koncept, který bude aktualizován), pokud jste již neodevzdali dříve, prosím předejte zahraničnímu oddělení. Po zaevidování ten samý den předáváme k úhradě EO.

 

4)   VYÚČTOVÁNÍ

Vyplněný formulář spolu s doklady nám předejte do 10 dnů po návratu z cesty. Budete-li potřebovat s vyplněním poradit, prosím zavolejte, nebo přijďte. Část, kde se dopočítává stravné, vyplňuje naše oddělení. Jako přechod hranice se uvádí u letů čas odletu a příletu, v dalších případech reálné překročení. Při průjezdu více státy uvádějte datum a čas překročení všech hranic tam i zpět (týká se pouze pozemní přepravy).

Doklady k vyúčtování: elektronická letenka s palubními vstupenkami, jízdenka na vlak či autobus (s místenkou); doklad o ubytování vystavený na ČVUT v Praze, FSv, Thákurova 7, 166 29 Praha 6, VAT/DIČ CZ68407700 a Vaše jméno; jízdenky za MHD a případně další vedlejší výdaje. Při směně zálohy v zahraničí vždy doklad ze směnárny (nebude-li dodán, použije se kurz ČNB dle data zálohy).
Při platbě předem (např. vložné) daňový doklad vystavený na ČVUT v Praze, FSv, Thákurova 7, 166 29 Praha 6, VAT/DIČ CZ68407700. Doklady za vložné lze často vygenerovat po přihlášení na stránky konference ještě před cestou.
Budete-li mít společný doklad, je třeba, dokládáte-li kopii, uvést odkaz na originál a do vyúčtování zahrnout svoji poměrnou část. V případě platby kartou, není-li tato skutečnost uvedena na dokladu, doložit výpisem z účtu.

Při cestě autem vyplnit a doložit jeden z formulářů:

  1. Použití osobního automobilu zaměstnance
    Požadavek na náhradu za spotřebovanou PHM v cizí měně i Kč musí být doložen dokladem o nákupu PHM, který se musí časově shodovat s cestou (lze tolerovat 1 den před). Při doložení více dokladů o nákupu PHM se cena vypočítává aritmetickým průměrem. Pokud není doložen doklad o nákupu, vychází se při výpočtu tuzemské trasy z průměrné ceny stanovené vyhláškou (pro rok 2022: 44,50 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů, 40,50 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů, 47,10 Kč u motorové nafty a 4,10 Kč za 1kilowatthodinu elektřiny). Čerpáte-li PHM pouze v ČR, bude cena pro zahraniční trasu vypočtena stejným koeficientem jako pro ČR. Doklad o nákupu PHM pro zahraniční trasu je nutné vždy doložit, v případě nedoložení sepsat prohlášení s odůvodněním proč nedokládáte, prohlásit cenu za litr, podepsat a nechat podepsat vedoucím katedry.

  2. Použití osobního automobilu pronajatého v zahraničí
    Nutno přiložit:
    a) doklad o nákupu PHM (v případě nedodání sepsat prohlášení s odůvodněním proč nedokládáte, prohlásit cenu za litr, podepsat a nechat podepsat vedoucím katedry)
    b) doklad o zaplacení pronájmu, případně pojištění apod. z půjčovny v zahraničí - na dokladech musí být uveden počáteční a konečný stav km (mil)
    c) doložit průměrnou cenu spotřeby zapůjčeného auta - nejlépe vyhledat TP na internetu, půjčovna spotřebu většinou neuvádí.

  3. Použití osobního automobilu referentského (fakultního)
    Při použití referentských vozidel je nutné doložit formulář účtenkami o čerpání PHM. Čerpané PHM musejí kopírovat počet ujetých km.
    U katedrových aut, je-li cesta hrazena z prostředků katedry, si náhradu za cestovné účtují katedry samy, proto se formulář ani účtenky nepřikládají. Je-li však hrazena z jiného zdroje, je nutné doložit formulář účtenkami o čerpání PHM. Čerpané PHM musejí pak kopírovat počet ujetých km a datumově souhlasit s cestou.

 

Pokud ztratíte doklady, je třeba požádat o vystavení duplikátu, není-li to výjimečně možné, lze nahradit "Prohlášením" o ztrátě s odůvodněním, které musí podepsat vedoucí katedry.

K vyúčtování prosím přikládejte Informace o průběhu služební zahraniční cesty. Informace by měly být obsažnější, dokládat byste je měli především u cest hrazených z grantů, bývají vyžadovány kontrolami.

 

5)   POKUD K CESTĚ NEDOJDE

Informujte nás prosím písemně s řádným odůvodněním (s kopií zaslanou vedoucímu katedry). Nutné vrátit valutovou zálohu do pokladny. V případě plateb předem vždy požádat pořadatele, leteckou společnost nebo ubytovací zařízení o vrácení uhrazené částky. Pokud vrácení uhrazené částky již není možné, doložit zdůvodněním + kopiemi odpovědí.

 

6)   KRÁCENÍ STRAVNÉHO

Nárok na zahraniční stravné vzniká přechodem státní hranice, u letů odletem a příletem, trvá-li doba strávená mimo území ČR:

  • 1 hodinu až 12 hodin: nárok na 1/3 denního stravného, z této částky vypočítáváme kapesné, 1 jídlo krátíme o 70%. Pokud však doba strávená v ČR je 5 a více hodin a doba v zahraničí alespoň 1 nejdéle však 5 hodin, vzniká nárok jen na tuzemské stravné a doba strávená v zahraničí se připočítává k nároku na tuzemské stravné.
  • déle než 12 hodin - nejvýše však 18:00 hodin: nárok na 2/3 denního stravného, z této částky vypočítáváme kapesné, každé jídlo (max. však 2) krátíme o 35%.
  • déle než 18 hodin: denní stravné v plné výši, každé jídlo krátíme o 25%. Vždy zůstává 25% z denního stravného na tzv. občerstvení, kterého se zaměstnanec nemůže vzdát.

 

Pomocná kalkulačka pro výpočet nároku na stravné a kapesné (Excel)