Postup katedry FSv ČVUT při elektronické evidenci bakalářských/diplomových prací

 

Podle § 47b zákona o vysokých školách č. 111/1998 Sb. a čl. 35 Studijního a zkušebního řádu ČVUT platí povinnost odevzdat bakalářskou/diplomovou práci elektronicky v IS KOS dle níže uvedeného postupu.

 

1. Stanovení rozsahu zveřejnění práce

Rozhodnutí o nezveřejnění práce či její části je v kompetenci děkana fakulty – podkladem je návrh vedoucího příslušné katedry.
O nezveřejnění může být rozhodnuto pouze v odůvodněných případech, standardní postup je zveřejňovat celou práci včetně případných příloh.
V souladu s novelou zákona o vysokých školách 111/1998, § 47b, odst. 4 je možné odložit zveřejnění nejvýše po dobu 3 let.

Postup při odložení zveřejnění:
  • Vedoucí práce, po projednání záležitosti se studentem, předloží vedoucímu katedry návrh na odklad zveřejnění práce (příp. její části). V termínu do data odevzdání práce zašle vedoucí katedry děkanovi fakulty žádost o odložení zveřejnění na formuláři Žádost o odklad zveřejnění diplomové/bakalářské práce – viz web FSv, formuláře studijního odd. Žádost je děkanovi předávána prostřednictvím studijního oddělení.
  • V IS KOS musí být i při odkladu zveřejnění studentem nahrána kompletní práce totožná s tištěnou verzí odevzdanou na katedře.
  • Za správnost údaje o zveřejnění práce odpovídá vedoucí práce, údaj může vkládat a editovat vedoucí práce (i po odevzdání práce) i student (do odevzdání práce).
  • Odklad zveřejnění se zadává zvlášť pro každou nahranou část práce, lze tedy zadat rozdílný stupeň zveřejnění.
  • Do IS KOS je nutné ze strany katedry nahrát rozhodnutí děkana o odkladu zveřejnění – přístup k nahrání má zatím pouze katedrový referent pro SZZ. Je v jednání s rektorátním VIC rozšíření přístupu na vedoucího práce (82027, pole Soubory a posudky přiložené k práci, Typ: Rozhodnutí o odložení zveřejnění).
  • Pozor. Je-li vložen údaj o odkladu zveřejnění a není nahráno rozhodnutí o odkladu, je v KOSu nastavena pevná kontrola - KOS neumožní vložit známky ze SZZ.
  • Při odkladu zveřejnění je nutné předat jeden výtisk práce na MŠMT prostřednictvím Rektorátu ČVUT, student je povinen tento výtisk předat katedře, která jej do data obhajoby zašle studijnímu oddělení fakulty.

 

2. Termín pro nahrání (tj. odevzdání) práce studentem v IS KOS

Student je povinen nahrát práci, zkontrolovat údaje o práci a případně je opravit do příslušného termínu odevzdání práce. Tento termín je uváděn v časovém plánu příslušného akademického roku a do IS KOS jej zadává katedra.

Přístup k nahrané práci má student pouze v případě, že je soubor ve stavu "Uloženo". Je-li již ve stavu "Odevzdáno" a student potřebuje práci editovat, je nutné, aby učitel vrátil studentovi práci do stavu "Uloženo" tlačítkem "Vrátit studentovi". Vrátit studentovi práci může učitel pouze do uplynutí data odevzdání práce.

Dodržení termínu odevzdání je závazné, po jeho uplynutí již student nemá možnost práci do KOS vložit, ani již vloženou práci editovat, ani změnit u nahrané práce stav z "Uloženo" na "Odevzdáno". Vedoucí práce již nemůže studentovi práci vrátit k doplnění.

Je doporučováno nahrát práci (pracovní verzi) s dostatečným předstihem před stanoveným termínem, neboť k takto nahranému souboru má vedoucí práce přístup a tímto způsobem mohou probíhat do konečného termínu odevzdání práce průběžné konzultace mezi studentem a vedoucím práce.

 

3. Postup studenta v KOS při nahrávání a odevzdání práce

  1. Přihlášení do KOS, záložka Státní zkoušky, Závěrečná práce
  2. Kontrola a vyplnění údajů o práci (ve shodě s tištěnou prací)
  3. Nahrát práci ve formátu pdf včetně zadání se zakrytými podpisy, uložení souboru
  4. Nahrát případné další přílohy, uložení souboru
  5. Zadat způsob zveřejnění každého souboru
  6. Potvrdit elektronické odevzdání práce a případných příloh
  7. Odevzdat vytištěnou verzi na katedře

Uložení práce studentem
Volbou "Uložit" potvrdí student uložení souboru. Uloženou práci vidí vedoucí práce. K takto uloženým souborům se student může kdykoli vracet, měnit je, opravovat na základě doporučení vedoucího práce atd. a to do termínu odevzdání.

Odevzdání práce studentem
Teprve volbou "Potvrdit odevzdání" odevzdá student elektronickou verzi VŠKP bez možnosti dalších změn. Tímto potvrzením se práce dostane do stavu "Odevzdána" a je elektronicky nabídnuta vedoucímu k elektronické akceptaci a udělení zápočtu.

 

4. Postup vedoucího práce při schválení práce v IS KOS

Přihlášení, kontrola a přijetí práce:
  • po přihlášení do KOS otevřít záložku Ostatní - Moje závěrečné práce,

  • zobrazí se seznam studentů a jejich prací. Volbou Detail se zobrazí bližší informace o práci - zde je možno stáhnou práci a přílohy studenta,

  • zkontrolovat správnost studentem vložených údajů o práci (Abstrakt, Klíčová slova, stupeň zveřejnění…) – za správnost těchto údajů v KOS odpovídá vedoucí práce,

  • v případě odkladu zveřejnění zajistit u katedrového referenta KOS pro SZZ nahrání rozhodnutí děkana o odkladu zveřejnění (pole Soubory a posudky přiložené k práci, Typ: Rozhodnutí o odložení zveřejnění).

  • splňuje-li práce požadavky vedoucího práce pro její přijetí a je ze strany studenta ve stavu "odevzdána", je vedoucí práce povinen v IS KOS práci akceptovat a do dvou pracovních dnů od vložení práce studentem do IS KOS a poté udělit studentovi zápočet,

  • práci vedoucí akceptuje tlačítkem "Schválit" a umožní tak zároveň vkládání posudků.

  • Nesplňuje-li práce požadavky (student má ještě práci doplnit), případně student nepřesně vložil údaje týkající se práce (chybné texty v Abstrakt, Klíčová slov apod.), může vedoucí práci ve stavu "Odevzdána" vrátit studentovi k přepracování tlačítkem "Vrátit studentovi" - tento krok je však možný pouze pokud nebyl překročen termín odevzdání. Poté již nemůže student do databáze práci nahrát ani vloženou práci editovat, ani u nahrané práce změnit stav z "Uloženo" na "Odevzdáno".

  • Nesplňuje-li práce po termínu odevzdání požadavky pro udělení zápočtu, vloží vedoucí práce do IS KOS klasifikaci N (zápočet neudělen).

Vedoucí práce komunikuje průběžně se studentem ohledně dodržení termínu odevzdání a průběžného nahrávání práce v KOS ze strany studenta.
Vedoucí práce řeší případné nejasnosti studenta ohledně elektronické evidence BP/DP, v případě potřeby konzultuje postup v IS KOS s katedrovým referentem SZZ.

 

5. Posudky – termíny a informace, vložení jména oponenta do IS KOS

  • posudek vedoucího práce i oponenta je vkládán do IS KOS; vkládání posudků je možné v okamžiku, kdy vedoucí práce změní "Stav práce" na "Akceptováno",

  • termín pro oponenta pro vypracování posudku a nahrání do IS KOS:
    5 pracovních dní před konáním obhajoby, konkrétní datum obhajoby sděluje oponentovi katedra.

  • v případě, že oponent posudek nenahraje, je povinností katedry posudek za oponenta do IS KOS nahrát – přístup k nahrání má na katedře pouze katedrový referent SZZ,

  • termín pro vedoucího práce pro vypracování posudku a nahrání do IS KOS:
    5 pracovních dní před konáním obhajoby,

  • katedra je povinna sdělit oponentovi termín obhajoby co nejdříve po přidělení oponentury,

  • oponentovi je automaticky odesílán z IS KOS jednotný e-mail s informacemi ohledně vypracování a nahrání posudku a to na adresu, která byla v databázi oponentů katedrou u příslušného oponenta uvedena; text e-mailu zde. Posudek vedoucího BP/DP a oponenta BP/DP nemá předepsanou formu. Katedry mohou využít buď šablonu posudku dostupnou pro oponenta a vedoucího v IS KOS (celouniverzitní šablona), nebo mohou využít vlastní katedrovou šablonu, povolena je i forma volného textu. E-mail je automaticky generován v den vyplnění položky "Oponent" u příslušné závěrečné práce v IS KOS, obsahuje vygenerovaný jednoúčelový přístupový odkaz do KOS s omezenou platností, platnost uvádí počet dnů, po které má externí oponent přístup do KOSu pro nahrání posudku. Doba se počítá ode dne, kdy byl oponent přiřazen v IS KOS k příslušné práci. (tato platnost je zadávána jednotně za fakultu v parametrech KOS – nastavuje fakultní správce KOS, aktuálně nastaveno 90 dnů),

  • katedrový referent SZZ vidí v IS KOS, část SZZ, formulář "82307 - Přehled studentů SZZ" v seznamu studentů vykřičník před jménem studenta, který nemá ještě vložen buď posudek oponenta nebo posudek vedoucího práce,

  • vyplnění položky Oponent v IS KOS ze strany katedry: jméno je vyhledáváno pomocí F3 v databázi jmen, do databáze se vkládá jméno pomocí formuláře 89004 - Soupis a editace učitelů. U externího oponenta vyplňuje katedra při vložení jména do databáze: Příjmení, Jméno, Titul, Titul za, Platnost do = datum, do kdy bude pro katedru dotyčná osoba aktivní v databázi oponentů, dále zaškrtnout pole Externí učitel, dále E-mail = adresa, na kterou bude automaticky zaslán generovaný e-mail.

 

6. Zveřejňování prací v Digitální knihovně ČVUT

Práce budou zveřejněny (rozsah zveřejnění práce zadaný do IS KOS bude respektován) po obhajobě v databázi "Digitální knihovna ČVUT" dspace.cvut.cz.

 

prof. Ing. Jiří Máca, CSc. v. r.
proděkan pro pedagogickou činnost

 

Za správnost:
Ing. Ditta Saláková, studijní oddělení
aktualizace textu květen 2023