MP 1/2023 :: Služby VIC FSv pro Vědeckou radu FSv

1. Úvod

Pro Vědeckou radu VIC FSv nyní realizuje tři služby: hromadné e-mailové adresy, úložiště dokumentů a seznam členů pro webové stránky.

Všechny tyto služby se řídí výhradně přidělenými IdM rolemi:
Interní členové VR musí mít přidělenu roli  B-11000-VEDECKA-RADA-CLEN
Externí členové VR musí mít přidělenu roli  B-11000-VEDECKA-RADA-CLEN-EXTERNI
Mimořádní členové VR musí mít přidělenu roli  B-11000-VEDECKA-RADA-CLEN-MIMORADNY

2. Založení vztahu a přidělení IdM rolí

2.1 Založení vztahu partner FSv

Založení vztahu zajišťuje Osobní oddělení a děje se tak na základě žádosti z oddělení VaV zadané do ServiceDesku.

Členům VR se přiděluje v CRI vztah Partner FSv typu Externí osoba na organizační jednotce 11910 – Vedení fakulty.
Pozor – tento vztah musejí mít i členové VR, kteří mají jinak vztah k jiné součásti ČVUT, než je FSv.

E-mailové kontakty z bodu 2.2.1 předá Osobní oddělení pověřené osobě z VIC FSv.

Název pozice a organizace podle bodu 2.2.2 zadá Osobní oddělení do Centrálního registru identit, do poznámky ke zřízenému vztahu (nikoliv do poznámky k identitě) a to ve formátu:
pozice / součást / organizace
například: děkan / fakulta stavební / TU Košice

2.2 Nadstandardní náležitosti žádosti o vztah

2.2.1 E-mailový kontakt
Pokud již daný člen VR nemá identitu v Usermapu, nebo u ní nemá validní e-mail, musí být přiložen platný e-mailový kontakt.

2.2.2 Organizace
Pokud daný člen VR je do VR navrhován z titulu členství v jiné organizaci než ČVUT, musí být přiložen název jeho pozice a název této organizace.

2.3 Žádost o roli v IdM

Žádost o roli člena VR vyřídí rovněž Osobní oddělení. VIC FSv ani Osobní oddělení nekontroluje oprávněnost přidělení zejména rolí pro Externí členy VR. Toto je plně v kompetenci žadatele.

Role v IdM pro VR schvaluje děkan fakulty a je třeba počítat s tím, že dané osobě se přiřadí až v okamžiku schválení role děkanem.

3. Popis služeb

3.1 Hromadné e-mailové adresy

Pro potřeby VR jsou provozovány čtyři hromadné e-mailové adresy:
int-vr@fsv.cvut.cz   obsahující interní členy VR
ext-vr@fsv.cvut.cz   obsahující externí členy VR
ces-vr@fsv.cvut.cz   obsahující mimořádné členy VR
vedecka.rada@fsv.cvut.cz   obsahující všechny členy VR

Zařazení členů VR do příslušné hromadné e-mailové adresy se děje automaticky podle přidělených IdM rolí a při dodržení postupu z odstavce číslo dvě není nutné pro jejich aktualizaci podnikat žádné další kroky.

E-maily zaslané do těchto hromadných e-mailových adres jsou členům VR přeposílány na jejich preferovaný e-mail. V případě, že nemají v Usermapu evidovaný žádný validní e-mailový kontakt, jsou jim e-maily přeposílány na adresu, kterou uvedli jako kontaktní – viz odstavec 2.2.1

3.2 Úložiště dokumentů

Dokumenty sem uložené jsou přístupné pouze členům VR a vybraným pracovníkům oddělení VaV.
Při vložení nového dokumentu je zasláno členům VR e-mailové upozornění prostřednictvím hromadné e-mailové adresy vedecka.rada@fsv.cvut.cz popsané v předchozím odstavci.

Přístup členů VR do úložiště se aktualizuje automaticky podle přidělených IdM rolí a při dodržení postupu z odstavce číslo dvě není nutné pro jeho aktualizaci podnikat žádné další kroky.

Členové VR se při přístupu k úložišti přihlašují svým univerzitním přihlašovacím jménem a heslem, postup pro vydání nebo změnu hesla je popsán na Portále FSv.

3.3 Seznamy členů na webových stránkách

VIC FSv zajišťuje pouze seznam na stránkách Portálu FSv.
Pro tento seznam platí následující popis. Pokud někde existují seznamy další, je třeba jejich aktualizaci řešit s příslušnými editory.

Seznam na Portále je generovaný podle příslušných rolí a při dodržení postupu z odstavce číslo dvě není nutné pro jeho aktualizaci podnikat žádné další kroky.