MP 1/2023 - Služby VIC FSv pro Vědeckou radu FSv

1. Úvod

Pro Vědeckou radu VIC FSv nyní realizuje tři služby: hromadné e-mailové adresy, úložiště dokumentů a seznam členů pro webové stránky.

Všechny tyto služby se řídí výhradně přidělenými IdM rolemi:
Interní členové VR musí mít přidělenu roli   B-11000-VEDECKA-RADA-CLEN
Externí členové VR musí mít přidělenu roli   B-11000-VEDECKA-RADA-CLEN-EXTERNI
Mimořádní členové VR musí mít přidělenu roli   B-11000-VEDECKA-RADA-CLEN-MIMORADNY

2. Založení vztahů a přidělení IdM rolí

2.1 Založení vztahu k FSv

Založení vztahu zajišťuje Osobní oddělení a děje se tak na základě žádosti z oddělení VaV zaslané editorovi prostřednictvím HelpDesku (Projekt "FSv_Osobní oddělení_Formuláře", komponenta "Žádost o vztah externí osoba").

Členům VR se přiděluje v CRI vztah Externí osoba na organizační jednotce 11910 – Vedení fakulty.
Pozor – tento vztah musejí mít i členové VR, kteří mají jinak vztah k jiné součásti ČVUT, než je FSv.

E-mailové kontakty z bodu 2.2.1 předá Osobní oddělení pověřené osobě z VIC FSv.

Název pozice a organizace podle bodu 2.2.2 zadá Osobní oddělení do Centrálního registru identit, do poznámky ke zřízenému vztahu (nikoliv do poznámky k identitě) a to ve formátu:
pozice / součást / organizace
například: děkan / fakulta stavební / TU Košice

2.2 Nadstandardní náležitosti žádosti o vztah

2.2.1 E-mailový kontakt
Pokud již daný člen VR nemá identitu v Usermapu, nebo u ní nemá validní e-mail, musí být přiložen platný e-mailový kontakt.

2.2.2 Organizace
Pokud daný člen VR je do VR navrhován z titulu členství v jiné organizaci než ČVUT, musí být přiložen název jeho pozice a název této organizace.

2.3 Žádost o roli v IdM

Žádost o roli člena VR vyřídí rovněž Osobní oddělení. VIC FSv ani Osobní oddělení nekontroluje oprávněnost přidělení zejména rolí pro Externí členy VR. Toto je plně v kompetenci žadatele.

Role v IdM pro VR schvaluje děkan fakulty a je třeba počítat s tím, že dané osobě se přiřadí až v okamžiku schválení role děkanem.

3. Popis služeb

3.1 Hromadné e-mailové adresy

Pro potřeby VR jsou provozovány čtyři hromadné e-mailové adresy:
int-vr@fsv.cvut.cz   obsahující interní členy VR
ext-vr@fsv.cvut.cz   obsahující externí členy VR
ces-vr@fsv.cvut.cz   obsahující mimořádné členy VR
vedecka.rada@fsv.cvut.cz   obsahující všechny členy VR

Zařazení členů VR do příslušné hromadné e-mailové adresy se děje automaticky podle přidělených IdM rolí a při dodržení postupu z odstavce číslo dvě není nutné pro jejich aktualizaci podnikat žádné další kroky.

E-maily zaslané do těchto hromadných e-mailových adres jsou členům VR přeposílány na jejich preferovaný e-mail. V případě, že nemají v Usermapu evidovaný žádný validní e-mailový kontakt, jsou jim e-maily přeposílány na adresu, kterou uvedli jako kontaktní – viz odstavec 2.2.1

3.2 Úložiště dokumentů

Dokumenty sem uložené jsou přístupné pouze členům VR a vybraným pracovníkům oddělení VaV.
Při vložení nového dokumentu je zasláno členům VR e-mailové upozornění prostřednictvím hromadné e-mailové adresy vedecka.rada@fsv.cvut.cz popsané v předchozím odstavci.

Přístup členů VR do úložiště se aktualizuje automaticky podle přidělených IdM rolí a při dodržení postupu z odstavce číslo dvě není nutné pro jeho aktualizaci podnikat žádné další kroky.

Členové VR se při přístupu k úložišti přihlašují svým univerzitním přihlašovacím jménem a heslem, postup pro vydání nebo změnu hesla je popsán na Portále FSv - https://portal.fsv.cvut.cz/vic/st-konto.php

3.3 Seznamy členů na webových stránkách

VIC FSv zajišťuje pouze seznam na stránkách Portálu FSv - https://portal.fsv.cvut.cz/vr/clenove.php
Pro tento seznam platí následující popis. Pokud někde existují seznamy další, je třeba jejich aktualizaci řešit s příslušnými editory.

Seznam na Portále je generovaný podle příslušných rolí a při dodržení postupu z odstavce číslo dvě není nutné pro jeho aktualizaci podnikat žádné další kroky.