AEDO - Zahraniční cesty
Poznámka: údaje jsou průběžně doplňovány.
BUDETE-LI POTŘEBOVAT PORADIT, PŘIJĎTE, NEBO VOLEJTE
V PŘÍPADĚ JAKÉKOLIV PLATBY JE NUTNÉ MÍT CESTOVNÍ PŘÍKAZ SCHVÁLEN (detaily lze pak ještě upřesnit).
Příkaz založit před cestou a nechat
schválit (cestující, vedoucí, příkazce, správce)
do data odjezdu. Pokud ke schválení nedojde,
systém po půlnoci cestu stornuje. Schválený příkaz
lze upravovat max. 5 dní před cestou (změny znovu schvalují vedoucí, příkazce a správce).
Zadané údaje lze po cestě upravit ve vyúčtování.
Storno: Nebyla-li dosud cesta odeslána ke schválení, lze ji Smazat. Je-li již cesta schvalována, lze Stornovat. Je-li cesta schválena, lze
Neuskutečnit, a to: pokud na cestu nebyla navázána platba, Neuskutečnit bez výdajů; pokud platba navázána byla – Neuskutečnit s výdaji.
Zaměstnanci na
DPP mohou příkaz a vyúčtování jen podepisovat, vše ostatní za ně dělá přípravář včetně vyúčtování.
Výjezdy
studentů se řídí těmito
informacemi.
Cestující
osobním autem musejí mít po dobu cesty platné
proškolení (platí 2 roky, zařizuje paní
Eva Šteffelová)
a platné všechny vyžadované dokumenty (
ŘP, havarijní pojistka, technický průkaz, povinné ručení, příp.
Souhlas k použití soukromého silničního motorového vozidla k pracovní cestě;
vyřizují paní
Zuzana Malinová a paní
Jana Machů).
Řidiči, kteří použijí
referentské vozidlo, se řídí
těmito informacemi; informace
podá i pan
Jan Hovězák.
aedo.cvut.cz (Pracovní cesty/ Nová pracovní cesta)
TUČNÉ + * NUTNO VYPLNIT.
HLAVIČKA (zákl. údaje, pojištění)
- Typ PC: vybrat (tuzemská, zahraniční)
Osobní údaje: vyplňují se automaticky
Cestovní pojištění: pojištěni jste automaticky v okamžiku schválení cesty. Stáhněte si, nebo vytiskněte, zde uloženou
kartičku s číslem smlouvy a telefonem na asistenční linku (volat vždy,
kdyby mělo dojít k pojistnému plnění).
Trpíte-li chronickým onemocněním, nebo jedete do válečné oblasti či budete provozovat rizikovou činnost – zaškrtněte, příp. upřesněte v komentáři.
Po schválení pracovní cesty, dostane ZO informaci, pojištění individuálně poptá a dohodnutou částku zapíše do příkazu. Změna termínů se automaticky propisuje
do pojištění.
Budete-li mít vše hrazeno např. pořadatelem, zdroj úhrady nevyplňujete, do záložky Ostatní, Obecné poznámky však musíte uvést zdroj pro úhradu pojištění
(NS, akce, typ akce, komplexní položka).
Dole kliknout na: POKRAČOVAT
PŘED CESTOU (průběh cesty, záloha)
- Počátek a konec cesty: upřesnit adresou (cesta může začínat a končit i v místě bydliště, nebo jinde).
Od, do: vyplnit datum i čas
Místa jednání: Vytvořit nový – vyplnit, Uložit a zavřít
Účel cesty: Vytvořit nový – vyplnit, Uložit a zavřít
Určený DP: Vybrat z nabídky hlavní dopravní prostředek. Jedete-li autem, postupujte takto
Ostatní DP: lze přidat další (vybrat, Uložit a zavřít).
Spolucestující: Vytvořit nový, zadat příjmení, vybrat, Uložit a zavřít. (Spolucestující si pak může tento návrh zkopírovat po přihlášení do AEDa, Pracovní cesty,
Přehled, záložka Spolucestuji – otevřít a zkopírovat. Zkopírovat lze jen 1x - doporučujeme kopírovat až ve chvíli, kdy lze očekávat, že se originál nebude měnit. I tak lze ale
pak formou „Vrátit k editaci“ upravit.)
Dole kliknout na: POKRAČOVAT
Ve spodní části se zobrazí ITINERÁŘ
Kapesné: zadáte v procentech (maximálně 40 % - určuje vedoucí), Uložit.
Krácení stravného: bude-li Vám poskytnuto jídlo (např. snídaně v rámci ubytování, či obědy nebo večeře v rámci vložného), můžete zaškrtnout dle skutečnosti. Uložit.
Lze upřesnit až po cestě.
Pozn: lze i zaškrtnout hrazeno vše – při vyúčtování je nutné doložit, že Vám skutečně vše protistrana uhradila. Doporučujeme konzultovat se
zahraničním oddělením.
Předpokládané výdaje během cesty (vše, co budete během cesty sami hradit např. PHM, MHD apod.): Vytvořit nový a vybrat, Uložit a zavřít.
Předpokládané výdaje celkem: informativní, náklady za cestu v dané měně (např. EUR) i v Kč.
Požadavek na zálohy:
Zaškrtnutím
můžete vybrat: Po dohodě se zaměstnavatelem cestující nepožaduje zálohu.
Tlačítkem Generovat vygenerovat zálohu dle vložených nákladů.
Vytvořit nový – lze ručně upravit výši zálohy (nelze zadat částku vyšší než předpokládané výdaje), Uložit a zavřít. Je-li cesta již schválená a
chcete změnit výši zálohy, nutno Vrátit k editaci, opravit a znovu nechat schválit. Chcete-li změnit výši již vyplacené zálohy, zálohu vrátit a vytvořit
nový cestovní příkaz.
Dole kliknout na: POKRAČOVAT
Do takto schválené pracovní cesty mohou vstupovat i osoby s rolí přípravář a vedoucí.
PŘED CESTOU – ZDROJE
- Vytvořit nový (může chvíli trvat): zadat až po komplexní položku. Neexistuje-li k danému zdroji platný rozpočet, nelze zdroj zadat a je třeba se obrátit na paní
Ing. Dagmar Hanušová.
AÚ položka rozpočtu: 5122120 Pobytové výdaje cest. zahr. – defaultně nastaveno, neupravovat.
Přidání zdroje: vrátit se na záložku Před cestou – zdroje, Vytvořit nový, uložit a zavřít.
U cest na STU Bratislava, ŽU Žilina a TU Košice uvést jako zdroj úhrady 11910 888 8889100A000 9NP (SZZ), nebo 11910 888 8889200A000 9ND (SDZ, obhajoby dizertační práce,
habilitační řízení a jmenovací řízení). Max. výše kapesného je zde 30 %. Do složky Přílohy nutno nahrát zvací dopis (Obecné přílohy/Vytvořit nový).
PŘED CESTOU – ÚHRADY (fakultní platby předem)
- Zadávají se všechny platby hrazené FSv před cestou (letenka, jízdenky, ubytování, vložné apod.), hradit lze až když je příkaz schválen (detaily lze pak ještě upřesnit).
Vytvořit nový, vybrat, Uložit a zavřít. Sem zahraniční oddělení dopisuje informace k platbě (především č. LL ve FIS). Pro platbu je nutné mít vystavenou objednávku
v AEDu + fakturu; pokud fakturu nemáte, je nutno dodat vyplněnou žádost o provedení úhrady a předat
zahr. odd. - používejte prosím tento formulář, ne formulář z AEDa. U zahraničních grantů + OP projektů typu akce začínající na „5“ nebo „6“, je nutno do objednávky
v AEDu, nebo do AEDa/Pracovní cesty/Příloha/Obecné přílohy, vložit důkaz o zhodnocení 3 nabídek včetně dat provedení průzkumu (stačí formou printscreenů).
OSTATNÍ
- Přehled dnů před cestou – informativní
Obecné poznámky, Vytvořit nový – sem lze zadávat informace o např. o zpoždění (např. scan o zpoždění letadla), Uložit a zavřít. Zadanou poznámku může editovat,
nebo mazat pouze její autor.
PŘÍLOHY
- Obecné přílohy
Vytvořit nový – sem můžete např. nahrát dokumenty o akci (pozvánku, info o konferenci, nebo bilaterální smlouvu, příp. e-mail o změně termínu cesty).
Vybíráte z uložených dokumentů.
Podepsání cesty
- Je-li vše v pořádku, kliknete dole na Odeslat ke schválení (komentář není nutné vyplňovat), za určitou chvíli se objeví hláška Pracovní cesta
byla odeslána ke schválení, poté kliknout na PODEPSAT (automaticky posílá v pořadí vedoucí, příkazce, správce. Všem chodí notifikace, ta dorazí i cestujícímu
ve chvíli, kdy je cesta schválena. Notifikace lze upravovat v profilu vpravo nahoře Uživatel, Nastavení, záložka Notifikace, např. Pracovní cesty a
vybrat, či zamítnout. Uložit. Tučně označené = povinné).
- DOKLADY k vyúčtování musí být vystaveny na
ČVUT v Praze, Fakulta stavební, Thákurova 7, 166 29 Praha 6, VAT CZ68407700 /
CTU in Prague, Faculty of Civil Engineering, Thakurova 7, CZ-166 29 Prague 6, VAT CZ68407700
Dokládáte: elektronickou letenku s palubními vstupenkami, jízdenku na vlak či autobus, MHD, taxi, PHM (lze použít doklady vystavené dva dny před nebo dva dny
po skončení cesty – nutno, doložit cenu za PHM v ČR i zahraničí; příp. doklad o ubytování.
U auta z půjčovny vyplníte formulář Použití osobního automobilu pronajatého v zahraničí. Dále je nutno přiložit:
- doklad o nákupu PHM
- doklad o zaplacení pronájmu, případně pojištění apod. z půjčovny v zahraničí - na dokladech musí být uveden počáteční a konečný stav km (mil)
- doložit průměrnou cenu spotřeby zapůjčeného auta - nejlépe vyhledat TP na internetu, půjčovna spotřebu většinou neuvádí.
Při směně zálohy v zahraničí doklad ze směnárny; případně další výdaje.
V případě zpoždění dopravního prostředku doložit informaci přepravce. Máte-li společný doklad a dokládáte-li kopii, uvést u koho je originál a do
vyúčtování zahrnout svoji poměrnou část.
K vyúčtování je třeba doložit vždy originály dokladů, ty nalepíte na Košilku na doklady (Přílohy, Pracovní cesta) a předat na zahr. odd.
V případě platby kartou, vždy doložit transakci výpisem z účtu.
Vyúčtování lze začít editovat až den po návratu, je třeba zmáčknout tlačítko Přejít k vyúčtování, poté se zobrazí další záložky.
PO CESTĚ
- Sem se automaticky kopírují údaje ze záložky Před cestou a můžete je upravit dle skutečného průběhu. Pokud došlo ke změně u Začátku a Konce cesty,
je nutné nejprve je opravit nahoře, než je budete moci změnit v itineráři. Dále pracujete podobně jako při zadávání cesty. Ti, kteří byli uvedeni
před cestou jako spolucestující, mohou použít tlačítko Kopie vyúčtování, vyberou osobu, jejíž návrh vyúčtování chtějí použít. Kopíruje se celý
itinerář včetně základních příloh – upravte dle skutečnosti. Zaškrtnutím Kopírovat i se zprávou z PC (včetně příloh) zkopírujete zprávu z cesty
včetně zde uložené přílohy. Kopírování doporučujeme použít až když je originál schválen účetní referentkou, i když by mělo být možné použít vícekrát.
Důvod změny: lze zdůvodnit všechny změny oproti původnímu návrhu (např. zpoždění apod.), Uložit.
Itinerář: lze upravit dle skutečnosti, pro každý použitý dopravní prostředek (vyjma MHD) nutno použít samostatný dvojřádek. Zpoždění letu uveďte do textu.
Výdaje během cesty: Vytvořit nový, vyplnit, nahrát naskenovaný a uložený doklad – přílohu, Uložit a zavřít a originály dokladů předat na zahr. odd.
(nalepené na Košilku na doklady v Přílohy, Pracovní cesta).
Směna peněz: Vytvořit nový, vyplnit, nahrát přílohu, Uložit a zavřít (jen při dokládání směny zálohy v zahraničí, každý dokládá svůj originál).
Celkové výdaje během cesty: přehled jednotlivých nákladů bez pojištění (lze vidět i na záložce Po cestě – zdroje/Položky). Objeví-li se v posledním
řádku Zbývá rozepsat červené číslice, přejít na záložku Po cestě - zdroje, u Zdroje kliknout na Upravit a v Položkách na červené číslo ve sloupci
Zbývá rozepsat, Uložit a zavřít. Pokud je cesta financována z 1 zdroje a tuto akci neprovedete, veškeré náklady se odečtou z uvedeného zdroje.
Nastane-li tato situace při financování ze 2 a více zdrojů, nebudete moci do doby, než určíte, ze kterých zdrojů bude co hrazené, pokračovat.
Celkové vyúčtování: přehled vyúčtování s INFORMACÍ O VÝŠI PŘEPLATKU, NEBO VRATCE (v řádku Zbývá vyplatit). V okamžiku výplaty dostává
cestující e-mail s informací, že PC byla Ukončena a vyplacena.
Způsob proplacení: nastaveno se mzdou na účet, lze změnit na Hotově a Uložit.
Prohlášení cestujícího: nutno zaškrtnout.
PO CESTĚ - ZDROJE
- Celkové výdaje během cesty: přehled jednotlivých nákladů bez pojištění (lze vidět i níže v Položkách).
Zdroje: Vytvořit nový (lze přidat další zdroj), případně stávající zdroj Upravit.
Likvidace závazku k zaměstnanci (až po vyúčtování cesty): pomocí něj lze přejít přímo do likvidačního listu v modulu Likvidační listy.
Objeví-li se v posledním řádku Zbývá rozepsat červené číslice, u Zdroje kliknout na Upravit a v Položkách na červené číslo ve sloupci Zbývá rozepsat,
Uložit a zavřít. Pokud je cesta financována z 1 zdroje a tuto akci neprovedete, veškeré náklady se odečtou z uvedeného zdroje. Nastane-li tato
situace při financování ze 2 a více zdrojů, nebudete moci do doby, než určíte, ze kterých zdrojů bude co hrazené, pokračovat.
OSTATNÍ (poznámky, přehled)
- Přehled dnů před cestou + Přehled dnů po cestě – informativní, ukazuje rozdíl
Obecné poznámky: Vytvořit nový (lze cokoliv dodat – např. zdůvodnění změny termínu; slouží i k zapsání čísla zdroje financování pro pojištění
u cest Hrazeno vše), Uložit a zavřít.
CELKOVÉ NÁKLADY PRACOVNÍ CESTY (přehled)
- Celkové náklady AEDO: stravné + kapesné a náklady hrazené během cesty (kromě pojištění)
Náklady evidované ve FISu: vše, co bylo hrazeno FSv (letenka, vložné, ...) včetně čísla likvidačního listu ve FIS
Cestovní pojištění: cena pojištění
Celkové náklady cesty: součet výše uvedeného
ZPRÁVA Z PRACOVNÍ CESTY
- Povinnost vyplnit a Uložit, případně nahrát přílohu pomocí Vytvořit nový, vyplnit, nahrát a Uložit a zavřít. Bez tohoto kroku nelze Odeslat ke schválení.
PŘÍLOHY
- PDF dokumenty, které jsou elektronicky podepsané a ostatní přílohy, které jsou vložené na jednotlivých záložkách. Najdete zde i Košilku na doklady.
Odeslat ke schválení (přípravářky zde použijí Předat cestujícímu ke kontrole) + Odeslat ke schválení. Posílá ke kontrole účetní referentce. Je-li vše
v pořádku, účetní referentka schvaluje a systém automaticky přeposílá k podpisu vedoucímu. Příkazce a správce schvalují náklady v modulu
Likvidační listy. Je vygenerován souhrnný likvidační list, na základě kterého se proplácí přeplatek nebo vrací nedoplatek (při vyrovnání v hotovosti
jste vždy vyzváni pokladnou).
Dokument "Fakturační údaje" ke stažení --
zde
