AEDO - Zahraniční cesty
Poznámka: údaje jsou průběžně doplňovány.
BUDETE-LI POTŘEBOVAT PORADIT, PŘIJĎTE, NEBO VOLEJTE
Příkaz založit dostatečně dlouho
před cestou a schválit od všech schvalovatelů (cestující, vedoucí, příkazce, správce) do data odjezdu cesty.
Pokud k tomu nedojde, systém po půlnoci automaticky nastaví Storno systém.
Cestující osobním
autem musejí mít po dobu cesty platné
proškolení (zařizuje paní
Eva Šteffelová, platí 1 rok od data školení)
a
povolení, tzn. vyplnit
Žádost o povolení použití soukromého vozidla k pracovní cestě
a se všemi přílohami předat na pokladnu - stačí 1x za rok, platí do konce kalendářního roku. Vyřizují paní
Zuzana Malinová a
paní
Jana Machů.
PRO ÚČELY ZAHRANIČNÍCH PRACOVNÍCH CEST MŮŽETE POUŽÍT AUTO POUZE PŘI TRVALÉM PRACOVNÍM POMĚRU (ne tedy DPP, DPČ). Řidiči, kteří použijí referentské vozidlo, se řídí
těmito informacemi; informace podá i pan
Jan Hovězák.
Zaměstnanci na
DPP mohou příkaz a vyúčtování jen podepisovat, vše ostatní za ně dělá přípravář včetně vyúčtování.
Změny termínů hlásit
e-mailem vedoucímu (pracovní úraz). Všechny
náklady jako ubytování, letenka, jízdenky a vložné hradí předem zaměstnavatel (objednávky AEDO).
Při zadávání pracovní cesty ze zahraničí doporučujeme nastavit si např. na notebooku časové pásmo České republiky.
ZADÁVÁNÍ LZE VYZKOUŠET v testovací verzi:
https://aedo.dev.cvut.cz/
Schválený příkaz lze
upravovat max. 5 dní před cestou (změny znovu podepisují vedoucí, příkazce a správce). Zadané údaje lze po cestě
upravit ve vyúčtování dle skutečnosti.
Storno: Nebyla-li dosud cesta odeslána ke schválení, lze Smazat. Je-li již cesta schvalována, lze Stornovat. Je-li cesta schválena, lze Neuskutečnit, a to:
pokud na cestu nebyla navázána platba, Neuskutečnit bez výdajů; pokud platba navázána byla – Neuskutečnit s výdaji.
Na úvodní obrazovce lze stisknutím
skrýt menu s moduly vlevo, opětovným stisknutím znovu zobrazit.
aedo.cvut.cz (přihlášení pod heslem ČVUT), Pracovní cesty, Nová pracovní cesta.
Nahoře vidíte záložky, které dále upřesníme. Vše
TUČNÉ + * NUTNO VYPLNIT.
HLAVIČKA
(zákl. údaje, pojištění)
- Typ PC: vybrat (tuzemská, zahraniční)
Osobní údaje: vyplňují se automaticky
Cestovní pojištění: pojištěni jste automaticky v okamžiku schválení cesty vedoucím, příkazcem a správcem. Stáhněte si, nebo vytiskněte, zde uloženou
kartičku s číslem smlouvy a telefonem na asistenční linku (tu volat vždy, kdyby mělo dojít k pojistnému plnění).
Trpíte-li chronickým onemocněním, nebo jedete do válečné oblasti či budete provozovat rizikovou činnost – zaškrtněte, příp. upřesněte v komentáři.
Po schválení pracovní cesty vedoucím, příkazcem a správcem, dostane zahraniční odd. informaci, pojištění individuálně poptá a dohodnutou částku zapíše do příkazu.
Změna termínů se automaticky propisuje do pojištění.
Pokud pro cestu žádný zdroj nepoužijete, neboť budete mít vše hrazeno např. pořadatelem, je nutné do záložky Ostatní, Obecné poznámky (Vytvořit nový,
zapsat + Uložit a zavřít) zapsat číslo zdroje (NS, akce, typ akce, komplexní položka) pro úhradu pojištění.
Dole kliknout na: POKRAČOVAT
PŘED CESTOU
(průběh cesty, záloha)
- Počátek a konec cesty: je třeba upřesnit přesnou adresou. U těch, kteří mají místo výkonu práce Praha (viz HLAVIČKA, Místo výkonu práce) a budou požadovat
náklady např. za taxi po Praze, je nutné nechat si tento náklad odsouhlasit poskytovatelem grantu. Vaše cesta může začínat a končit i v místě bydliště, nebo
jinde (např. v zahraničí), opět třeba určit přesnou adresou.
Od, do: vyplnit datum i čas
Místa jednání: Vytvořit nový – vyplnit, Uložit a zavřít
Účel cesty: Vytvořit nový – vyplnit, Uložit a zavřít
Určený DP: Vybrat z nabídky hlavní dopravní prostředek. Jedete-li autem, postupujte takto
Ostatní DP: lze přidat další (vybrat, Uložit a zavřít). Doporučujeme vybrat více předpokládaných dopravních prostředků (i když je nakonec nevyužijete).
Spolucestující: Vytvořit nový, zadat příjmení, vybrat, Uložit a zavřít. (Spolucestující si pak může tento návrh zkopírovat po přihlášení do AEDa, Pracovní cesty,
Přehled, záložka Spolucestuji – otevřít a zkopírovat. Zkopírovat lze jen 1x - doporučujeme kopírovat až ve chvíli, kdy lze očekávat, že se originál nebude měnit. I tak lze ale
pak formou „Vrátit k editaci“ upravit.)
Dole kliknout na: POKRAČOVAT
Ve spodní části se zobrazí ITINERÁŘ
Kapesné: zadáte v procentech (zvyklostmi jsou 40 % a méně, např. 30, 20, 10 - určuje vedoucí), Uložit.
Krácení stravného: víte-li již, že Vám bude poskytnuto jídlo, na které nebudete finančně přispívat (např. snídaně v rámci ubytování, či obědy
nebo večeře v rámci vložného), můžete zaškrtnout dle skutečnosti. Uložit.
Pozn: lze i zaškrtnout hrazeno vše – při vyúčtování je nutné doložit, že Vám skutečně vše protistrana uhradila. Doporučujeme konzultovat se
zahraničním oddělením.
Předpokládané výdaje během cesty (vše, co budete během cesty sami hradit např. PHM, MHD apod.): Vytvořit nový a vybrat, Uložit a zavřít.
Předpokládané výdaje celkem: informativní, náklady za cestu v dané měně (např. EUR) i v Kč.
Požadavek na zálohy:
Zaškrtnutím
můžete vybrat: Po dohodě se zaměstnavatelem cestující nepožaduje zálohu.
Tlačítkem Generovat vygenerovat zálohu dle vložených nákladů.
Vytvořit nový – lze ručně upravit výši zálohy (nelze zadat částku vyšší než předpokládané výdaje), Uložit a zavřít. Je-li cesta již schválená a
chcete změnit výši zálohy, nutno Vrátit k editaci, opravit a znovu nechat schválit. Chcete-li změnit výši již vyplacené zálohy, zálohu vrátit a vytvořit
nový cestovní příkaz.
Dole kliknout na: POKRAČOVAT
Do takto schválené pracovní cesty mohou vstupovat i osoby s rolí přípravář a vedoucí.
PŘED CESTOU – ZDROJE
- Vytvořit nový (může chvíli trvat): zadat až po komplexní položku (při zadávání zdroje probíhá kontrola vůči rozpočtu a natahuje se příkazce i správce).
Neexistuje-li k danému zdroji platný rozpočet, nelze zdroj zadat a je třeba se obrátit na ekonomické oddělení.
AÚ položka rozpočtu: 5122120 Pobytové výdaje cest. zahr. – defaultně nastaveno, neupravovat.
Položky: Výši čerpání jednotlivých položek zde lze nastavit i procenty, zvláště čerpáte-li z více zdrojů (vpravo nahoře Hrazeno v % lze
nastavit jednotnou sazbu pro všechny položky), nebo lze zadat konkrétní částkou, vždy Uložit a zavřít.
Přidání zdroje: vrátit se na záložku Před cestou – zdroje, Vytvořit nový, pokračujeme stejně. Uložit a zavřít.
Lze zadat i zdroje ostatních fakult, které používají AEDO. První uvedený zdroj je nastaven jako hlavní (z něj je hrazeno i pojištění). Na záložce
Před cestou – zdroje lze kliknutím na tlačítko Hlavní zdroj nebo Pojištění, které jsou umístěny u druhého ZF, tyto měnit.
PŘED CESTOU – ÚHRADY
(fakultní platby předem)
- Zadávají se všechny platby hrazené FSv před cestou (letenka, jízdenky, ubytování, vložné apod.), k úhradě může dojít až když je příkaz schválen.
Vytvořit nový, vybrat, Uložit a zavřít. Sem zahraniční oddělení dopisuje informace k platbě (především č. faktury ve FIS a naskenované avízo o platbě).
Pro platbu je nutné mít vystavenou objednávku v AEDu + fakturu; pokud fakturu nemáte, je nutno dodat vyplněnou
žádost o provedení úhrady a předat zahr. odd. - používejte prosím tento formulář, ne formulář z AEDa.
U zahraničních grantů + OP projektů typu akce 543 je nutno u objednávky v AEDu do přílohy vložit důkaz o zhodnocení 3 nabídek včetně datumů provedení průzkumu
(stačí formou printscreenů).
OSTATNÍ
- Přehled dnů před cestou – informativní
Obecné poznámky, Vytvořit nový – sem lze zadávat informace o např. o zpoždění (např. scan o zpoždění letadla), Uložit a zavřít. Zadanou poznámku může editovat,
nebo mazat pouze její autor.
PŘÍLOHY
- Obecné přílohy
Vytvořit nový – sem můžete např. nahrát dokumenty o akci (pozvánku, info o konferenci, nebo bilaterální smlouvu, příp. e-mail o změně termínu cesty).
Vybíráte z uložených dokumentů.
Je-li vše v pořádku, kliknete dole na Odeslat ke schválení (automaticky posílá v pořadí vedoucí, příkazce, správce. Všem chodí notifikace, ta dorazí
i cestujícímu ve chvíli, kdy je cesta schválena).
Notifikace lze upravovat v profilu vpravo nahoře Uživatel, Nastavení, záložka Notifikace, např. Pracovní cesty a vybrat, či zamítnout. Uložit.
Tučně označené = povinné
DŮLEŽITÉ: doklady k vyúčtování musí být vystaveny na ČVUT v Praze, Fakulta stavební, Thákurova 7, 166 29 Praha 6, VAT CZ68407700.
Dokládáte: elektronickou letenku s palubními vstupenkami, jízdenku na vlak či autobus, MHD, taxi, PHM (lze použít doklady vystavené dva dny před nebo dva dny
po skončení cesty – nutno, doložit cenu za PHM v ČR i zahraničí; příp. doklad o ubytování.
U auta z půjčovny vyplníte formulář Použití osobního automobilu pronajatého v zahraničí. Dále je nutno přiložit:
- doklad o nákupu PHM
- doklad o zaplacení pronájmu, případně pojištění apod. z půjčovny v zahraničí - na dokladech musí být uveden počáteční a konečný stav km (mil)
- doložit průměrnou cenu spotřeby zapůjčeného auta - nejlépe vyhledat TP na internetu, půjčovna spotřebu většinou neuvádí.
Při směně zálohy v zahraničí doklad ze směnárny; případně další výdaje.
V případě zpoždění dopravního prostředku doložit informaci přepravce. Máte-li společný doklad a dokládáte-li kopii, uvést u koho je originál a do
vyúčtování zahrnout svoji poměrnou část.
K vyúčtování je třeba doložit vždy originály dokladů, ty nalepíte na Košilku na doklady (Přílohy, Pracovní cesta) a předat na zahr. odd.
V případě platby kartou, vždy doložit transakci výpisem z účtu.
Vyúčtování lze začít editovat až den po návratu, je třeba zmáčknout tlačítko Přejít k vyúčtování, poté se zobrazí další záložky.
PO CESTĚ
- Sem se automaticky kopírují údaje ze záložky Před cestou a můžete je upravit dle skutečného průběhu. Pokud došlo ke změně u Začátku a Konce cesty, je nutné nejprve
je opravit nahoře, než je budete moci změnit v itineráři. Dále pracujete podobně jako při zadávání cesty. Ti, kteří byli uvedeni před cestou jako spolucestující,
mohou použít tlačítko Kopie vyúčtování, vyberou osobu, jejíž návrh vyúčtování chtějí použít. Kopíruje se celý itinerář včetně základních příloh – upravte dle skutečnosti.
Zaškrtnutím Kopírovat i se zprávou z PC (včetně příloh) zkopírujete zprávu z cesty včetně zde uložené přílohy. Kopírování doporučujeme použít až když je originál
schválen účetní referentkou, i když by mělo být možné použít vícekrát. Též doporučujeme tuto funkci používat spíše u cest se složitějším itinerářem.
Důvod změny: lze zdůvodnit všechny změny oproti původnímu návrhu (např. zpoždění apod.), Uložit.
Itinerář: lze upravit dle skutečnosti, pro každý použitý dopravní prostředek (vyjma MHD) nutno použít samostatný dvojřádek. Časy odletu/ příletu z/do ČR musí navazovat
na čas strávený v ČR (kvůli správnému výpočtu stravného). Zpoždění letu uveďte do textu.
Výdaje během cesty: Vytvořit nový, vyplnit, nahrát naskenovaný a uložený doklad – přílohu, Uložit a zavřít a originály dokladů předat na zahr. odd.
Směna peněz: Vytvořit nový, vyplnit, nahrát přílohu, Uložit a zavřít (jen při dokládání směny zálohy v zahraničí, každý dokládá svůj originál).
Celkové výdaje během cesty: celková cena (bez pojištění).
Celkové vyúčtování: přehled vyúčtování s informací o výši přeplatku, nebo vratce (v řádku Zbývá vyplatit). V okamžiku výplaty dostává cestující e-mail
s informací, že PC byla Ukončena a vyplacena.
Způsob proplacení: nastaveno se mzdou na účet, lze změnit na Hotově a Uložit.
Prohlášení cestujícího: nutno zaškrtnout.
Informační. Objeví-li se v posledním řádku Zbývá rozepsat červené číslice, je třeba…. Záložka Po cestě zdroje – pod zdrojem tlačítko Upravit, stačí poklikat
na červené číslo ve sloupci Zbývá rozepsat vpravo dole
PO CESTĚ - ZDROJE
- Celkové výdaje během cesty: přehled jednotlivých nákladů bez pojištění (lze vidět i níže v Položkách).
Zdroje: Vytvořit nový (lze přidat další zdroj), případně stávající zdroj Upravit.
Likvidace závazku k zaměstnanci (až po vyúčtování cesty): pomocí něj lze přejít přímo do likvidačního listu v modulu Likvidační listy.
Objeví-li se v posledním řádku Zbývá rozepsat červené číslice, kliknout dole na Položky a červené číslo/a ve sloupci Zbývá rozepsat. Pokud je cesta
financována z 1 zdroje a tuto akci neprovedete, veškeré náklady se odečtou z uvedeného zdroje. Nastane-li tato situace při financování
ze 2 a více zdrojů, nebudete moci do doby než určíte z kterých zdrojů bude co hrazené, pokračovat.
OSTATNÍ
(poznámky, přehled)
- Přehled dnů před cestou + Přehled dnů po cestě – informativní, ukazuje rozdíl
Obecné poznámky: Vytvořit nový (lze cokoliv dodat; slouží i k zapsání čísla zdroje financování pro pojištění u cest Hrazeno vše), Uložit a zavřít
CELKOVÉ NÁKLADY PRACOVNÍ CESTY
(přehled)
- Celkové náklady AEDO: stravné + kapesné a náklady hrazené během cesty (kromě pojištění)
Náklady evidované ve FISu: vše, co bylo hrazeno FSv (letenka, vložné, ...) včetně čísla likvidačního listu ve FIS
Cestovní pojištění: cena pojištění
Celkové náklady cesty: součet výše uvedeného
ZPRÁVA Z PRACOVNÍ CESTY
- Povinnost vyplnit a Uložit, případně nahrát přílohu pomocí Vytvořit nový, vyplnit, nahrát a Uložit a zavřít. Bez tohoto kroku nelze Odeslat ke schválení.
PŘÍLOHY
- PDF dokumenty, které jsou elektronicky podepsané a ostatní přílohy, které jsou vložené na jednotlivých záložkách. Najdete zde i Košilku na doklady.
Odeslat ke schválení (přípravářky zde použijí Předat cestujícímu ke kontrole) + Odeslat ke schválení. Posílá ke kontrole účetní referentce. Je-li vše
v pořádku, účetní referentka schvaluje a systém automaticky přeposílá k podpisu vedoucímu. Příkazce a správce schvalují náklady v modulu
Likvidační listy. Je vygenerován souhrnný likvidační list, na základě kterého se proplácí přeplatek nebo vrací nedoplatek (při vyrovnání v hotovosti
jste vždy vyzváni pokladnou).
Dokument "Fakturační údaje" ke stažení --
zde
Postup zde uvedený vychází ze
Směrnice kvestora č. 122/2022 o pracovních cestách a poskytování cestovních náhrad
a v detailech se řídí dle
Navazujícího metodického pokynu.
